手帳を使う上で身につけたい習慣はこれ! – おすすめ4ヶ条
手帳を使う上でココを意識しよう
どんなにいい手帳を手に入れても、役に立つかどうかは使い方次第ですが、使い方が一貫して使われていなかったり、その場しのぎで利用している時、手帳の効果はでてきません。今回はこれだけは意識したい使い方をピックアップします。
1.手帳とペンをセットしておく
当たり前のようですが、手帳があっても文字を書けなければ意味がありません。いつでも、どこでも書き込めるようにするには、常にペンをセットしておくことです。とくに外出先で携帯電話が鳴り、話を聞きながらメモするときは、片手で手帳を取り出速攻でメモを取るのでペンを探す時間などありません。手帳用のペンを用意しペンホルダーか表紙に差しておいてください。着ているものや、かばんに入れておく場合でしたら必ず一定のところにペンを入れておくようにしましょう。
2.その場で書く
繰り返しになりますが、手帳はすぐにその場で書く。これはミスを防ぐ基本中の基本です。「後で書けばいい」と先送りすると、時間が経つにつれ記憶は遠のきます。
3.定位置を決め
「あれ?手帳はどこだっけ」と毎回探すのは、時間のムダです。保管する場所や定位置を決め、瞬時に取り出せるようにしておきましょう。スケジュールを聞かれたとき、「今、手帳がないので後から確認して電話します」では、お互いの時間をロスしてしまいます。とくに急いでいる相手にはスピードよく対応しない と、あなたの評価が下がってしまうので、いつでもどこでも即答できるよう手帳の定位置を決めておきましょう。デスクワークするときの定位置、外出するときはバッグの中の定位置。この2つさえ決めておけば安心です。
4.持ち歩く
手帳を持ち歩かないと、すぐにその場で書き留めることができないので、スケジュールミスにつながりやすくなります。手帳を持っていないとき、予定を聞かれて「その日はたぶん空いていると思います」と記憶を頼りに答えたことはありませんか?先約があるのに忘れて安請け合いし、「後で手帳に書けばいい」と思っているうち、うっかり忘れ。ダブルブッキングは、手帳のないとき起こりがちとも言えるでしょう。
スケジュールミスをなくすために、手帳は持ち歩きましょう。社内の打ち合わせや上司に呼ばれたとき、社外へ出かけるときは必ず手帳を連れていってください。通勤中や休日、自宅でも手帳が見られるようにしておけば安心ですね。となると、持ち運びしやすいサイズや重さが便利です。分厚くて重いと、ついデスクの引き出しに置きっぱなしにしやすくなります。また、表紙の色は黒が定番ですが、ビビットな色にするとデスクやバッグの中で手帳がすぐに見つかったりもします。
